Een goede retrospective

Sterk presterende teams hebben het kenmerk dat ze zichzelf continu verbeteren. Het organiseren van een retrospective ritueel kan helpen om dit aan te leren. Het doel van een retrospective klinkt op het eerste gezicht erg simpel: het team leert van de afgelopen periode om de volgende periode beter te doen. Elke retrospective weer probeert het team dit te doen. Maar wat onderscheidt nu een goede retrospective van een slechte? In dit blog gaan we in op wat je hieraan kunt doen en welke basis elementen je op moet focussen.

Kenmerken van een succesvolle retrospective

Een structuur die het team en doel ondersteund

Retrospectives zijn hier niet uniek in maar kunnen sommige meetings saai worden! De meeting lijkt soms een doel op zich te worden, zonder effectieve resultaten. Mijn ervaring is dat een agenda van een meeting in ieder geval het volgende moet bevatten:

• Together alone: gebruik 10 minuten bij de start van de meeting om iedereen zijn input te laten opschrijven op post its en dit op het bord te plakken. Dit helpt te borgen dat iedereen zijn mening kan geven en alle feedback op het bord komt. Hierna bespreek je dit met het hele team
• Structuur op basis van het team profiel: Afhankelijk van de persoonlijkheid voorkeuren van het team helpt het om de structuur aan te passen. Bijvoorbeeld teams met een ‘sensing’-voorkeur focussen graag op concrete details en ervaringen. Dit vraagt om een andere aanpak dan teams die meer naar het grotere geheel kijken.
• Conclusie: belangrijk is een moment te nemen om de samenvatting van de retro te bespreken en acties samen te vatten. Dit geeft het team het tevoel wat het in een uur bereikt heeft.

Duidelijke leerpunten

Het eerste en misschien wel het pijnlijkste wat een team kan gebeuren is dat goede pijn- en succespunten worden beschreven, maar dat het bij de observatie blijft. Recent zag ik dit gebeuren in een team: “ik had niet de juiste informatie voordat ik startte” was de eerste observatie. Nadat dit genoteerd werd ging het gelijk door met: “ok, ja jammer. Ok, wat is het volgende dat opgeschreven is…”. Dit leidde niet tot een reflectie op ons eigen handelen, of enige actie die leidde naar verbetering. Hetzelfde heb ik zien gebeuren na het benoemen van positieve ervaringen: “ja, mooi succes! En door…!” Maar wat kunnen we hier nu van leren? Wat onderscheidde dit succes van andere successen, wat deden we hier goed? Zorg dat je hier elkaar op bevraagt en deze leerpunten duidelijk benoemt.

Focus op proces en samenwerking

Een goede retrospective geeft het team de ruimte de samenwerking te bespreken op een open en veilige manier. Dit is het moment waarin alles op tafel mag komen, altijd met een focus op het beter doen. Als team is het belangrijk hierin te blijven focussen op het proces. Zoals het Mercedes F1 team in de Netflix serie Drive to Survive aangeeft: “Always blame the process, not the person”. Weet je in een retrospective direct de processen te vinden met elkaar welke verbeterd moeten worden, dan kan je erg snel verbeteringen vinden! Zet het team aan om met aanpassingen tot het proces te experimenteren in kleine stapjes, en bespreek deze in volgende retro’s. Dit geeft het team snel de kans te verbeteren!

Tips & Tricks

• Stel met je team een agenda op die past bij het profiel van het team. Veel met een ‘sensing’ voorkeur? Richt je dan op het grotere plaatje in de agenda, gezien de focus op details van het team. Weet jij je team profiel nog niet? Stel met je team een team profiel op met MBTI assessment en team oefening.
• Gebruik een vaste structuur maar wissel het format door creatieve templates te gebruiken uit tools zoals Miro. De ene keer gebruik je start/stop/continue, de andere keer een Sailboat retrospective. Let op: een ander template veranderd je agenda niet! Zorg dat je deze consistent houd zodat het team oefent en weet waar het aan toe is. In dit blog geef ik een voorbeeld van een retrospective die empathie bevordert binnen het team
• Wijs een voorzitter aan die de taak heeft om zowel de agenda te bewaken maar ook om voldoende door te vragen. Bij teams die op elkaar ingespeeld zijn kan het helpen dit te rouleren.
• Zorg dat je de volgende informatie vastlegt tijdens de retrospective:
  • Welke feedback is gegeven (dit helpt je trends te vinden over tijd)
  • Welke acties en verbeteringen zijn gevonden. Schrijf hierbij een actie houder.
  • Hoe zijn vorige experimenten verlopen die we in retro’s hebben besproken?

Jouw retrospective verbeteren

De komende tijd publiceren we meerdere blogs over de impact van de persoonlijkheden van een team op een retrospective en wat je hiermee kan doen! Geïnteresseerd? Volg Mark Your Progress op LinkedIn!

Wil je meer weten over hoe je retrospectives kunt verbeteren? Plan een kennismakingsgesprek met Mark Your Progress of volg ons op LinkedIn voor de nieuwste inzichten.