Met een als maar groter wordende strijd op de arbeidsmarkt op het vlak het vinden van personeel, is automatisering veelal een oplossing die gezocht wordt. Tegelijkertijd komt technologie ook ongevraagd steeds verder opsteken, ChatGPT is het meest recente voorbeeld daarvan. Waarmee onderscheid je je als bedrijf dan? Maar welke skills heb je nodig om dit duurzaam in je bedrijf op te pakken? Is het simpelweg het trainen van je medewerkers in een nieuw gekozen software oplossing of komt er meer bij kijken?

Trainen van medewerkers

IT skills worden in de praktijk vaak geschaard onder hoe goed je bent in een bepaald programma. Kan je formules maken in Excel, weet je hoe je rapporten moet maken in je ERP, ben je in staat redelijk onafhankelijk kleine problemen op te lossen op je eigen apparaat? In veel organisaties wordt je dan al als redelijk technisch gezien. De focus op digitalisering focust zich dan al gauw op het begrijpen van specifieke applicaties. Veel trainingen worden hieraan besteed. Soms levert dit een flinke stap in productiviteit op, maar vaak levert dit ook frustratie op. Medewerkers raken gefrustreerd en niet zelden demotiveert dit. De feedback is vaak dat dit niet direct toepasbaar is op het dagelijkse werk: ik doe mijn werk toch goed? Naar het gebruik wordt taak gedreven gekeken. De medewerker moet iets kunnen in een applicatie, kunnen we de medewerker leren een meer complexe taak te leren?

Maar is dit effectief? Zijn dit de skills die geleerd moeten worden als je doelen als organisatie zijn om meer en meer met automatisering te kunnen? Laat dit de medewerker zijn werk beter doen?

Met de aanname dat de medewerker het werk wat uitgevoerd moet worden goed kan, nemen we aan dat de medewerker tot in redelijke mate taak gedreven kan werken. Daarmee is het aanleren van taken in een applicatie niet het primaire probleem. Dit kan geleerd worden of makkelijker gemaakt worden. Neem iemand die de financiële administratie doet. Iemand kan een financieel wonder zijn, heel nauwkeurig, maar digitaal niet sterk onderlegd. Met werk instructies, trainingen en voldoende begeleiding is het mogelijk deze medewerkers in nieuwe systemen te laten werken.

Wat is nodig

Maar met het laten uitvoeren van taken in andere applicaties is de organisatie niet meer digitaal vaardig geworden. Met de toename van nieuwe technologie als Artificial Intelligence (bijv. ChatGPT,…) is het simpelweg uitvoeren van taken minder de kernactiviteit. Neem de financiële administratie als voorbeeld: zelfs in gratis toegankelijke boekhoudpakketten als Moneybird zijn veel automatiseringen al beschikbaar die tien jaar geleden nog erg duur waren. Scannen van bonnetjes en het automatisch koppelen aan de transactie? Fluitje van een cent. Dit werk zal voorlopig niet helemaal verdwijnen, maar het gaat je niet langer onderscheiden.

Het onderscheidend vermogen van je organisatie en van de medewerker gaat steeds meer over creatief werk. Met het toegankelijker en goedkoper worden van deze tooling, is het snel vinden van toepassing in de organisatie waarin het onderscheid gevonden wordt. Het laaghangend fruit zal hierin steeds sneller gevonden zijn. Hoe meer medewerkers hier echter actief over nadenken in de gehele organisatie en als enkelen in staat zijn dit toe te passen, kan veel winst behaald worden.

Dit zijn vooral skills die gaan over het begrijpen van hun werk:

• identificeer de stappen in je werk
• identificeer de gelijke stappen in verschillende processen
• identificeer de informatie benodigd in verschillende stappen en waar die informatie vandaan komt
• Vind de oorzaak van data inconsistenties en doe suggesties voor verbeteringen

Andere onderdelen die nuttig zijn gaan meer over het indelen van werk en het gedrag hieromtrent:

• Leer je werk in zo klein mogelijke onderdelen te verdelen en hierover transparant te communiceren
• Leer beter plannen en voorspelbaar in oplevering te worden
• Word proactief in het melden van repeterende werkzaamheden

Bovenstaande gebieden helpen enorm in het digitaliseren van een proces en in het communiceren met een ontwikkelaar die de automatisering bewerkstelligt.

Een praktische insteek

Maar hoe zorg je nu dat je medewerker hier praktische invulling aan kan geven? Hoe zet je dit in de jaardoelen voor 2023? In een volgend blog gaan we hier verder op in!

Ondertussen benieuwd hoe dit specifiek in jouw bedrijf toe te passen en hulp nodig in deze transformatie? Neem contact op!