Cultuur- en gedragsveranderingen zijn essentieel voor een succesvolle software-implementatie. Vaak ligt het falen om het volledige potentieel te benutten aan het gedrag en de cultuur binnen het bedrijf, niet aan de software zelf. Om transformatie te bereiken, moeten teams actief betrokken zijn bij continue verbetering en verantwoordelijkheid nemen. Vijf belangrijke punten om een veranderingscultuur te bevorderen zijn het stimuleren van teamautonomie, het bevorderen van kennisontwikkeling, regelmatig tijd inplannen voor verbeteringen, veranderingen geleidelijk doorvoeren en verbeteringen meetbaar en zichtbaar maken. Deze veranderingen, die hun oorsprong vinden op gedragsniveau, kosten tijd maar kunnen aanzienlijke positieve resultaten opleveren voor de organisatie.

De potentie missen door gedrag…

Hoe vaak zien we het niet: we hebben een oplossing gekocht met enorme potentie, maar zien na een enorm moeilijk project de potentie niet tot zijn recht komen. Het is dan makkelijk om te wijzen naar de software, het project of soms zelfs de medewerkers. Maar is het niet het gedrag of zelfs de cultuur in het bedrijf dat de oorzaak is? Zijn de vaardigheden en gedragingen wel aanwezig om werkelijk de potentie eruit te halen?

Het “transformeren” van je bedrijf, dat is toch wat veel platformen claimen. In het begin van het project wordt vaak eerst gefocust op het simpelweg implementeren van de datavoorziening, het basisproces. Nadat dit Minimum Viable Product draaiende is, ervaren grotere implementaties vaak vermoeidheid binnen de organisatie vanwege de verandering. De transformatie vindt echter daarna plaats. Nu moet het platform leiden tot concrete veranderingen en moeten de mogelijkheden voor verdere verbeteringen worden gevonden. Dit hangt af van de gebruikers zelf en het team eromheen. Maar zijn zij hiertoe in staat? Vaak zien we dat deze groep nog niet klaar is om hier actief mee aan de slag te gaan. Als gevolg hiervan wordt de potentie niet benut. Het team zal doorgaan met de dagelijkse gang van zaken, zoals ze altijd hebben gedaan. Het resultaat is dat soms alleen de tool is veranderd, misschien is er één stap geautomatiseerd, maar er kan niet gesproken worden van een transformatie. Larmans’ Law of Organizational Behaviour heeft al aangegeven dat als de context niet concreet verandert, de organisatie terugvalt in zijn oude gedrag. We moeten dus actief iets doen om de context zodanig te veranderen dat er een ander resultaat ontstaat. Anders zal de potentie nooit worden benut.

Verandert het team mee als de context verandert?

Om dit te bereiken, moet het team zelf bezig zijn met voortdurende verbeteringen. Nu ze het platform hebben, moet dit toch mogelijk zijn? In het boek “Turn the Ship Around” verwijst David Marquet mogelijk naar een oorzaak van het niet realiseren van de potentie. Hij beschrijft teams op onderzeeboten die geconditioneerd waren om volgens opdracht te werken en niet zelf na te denken. 

“Een werkelijk autonoom team vroeg niet alleen autonomie, maar vooral ook meer kennis”

Ze werden centraal aangestuurd of wachtten op externe input voor verandering. Het proces of de instructie werd altijd gevolgd, er werd steeds minder nagedacht en initiatief werd afgestraft. Maar de overgang naar autonomie van teams bleek moeilijker dan gedacht. Een werkelijk autonoom team vroeg niet alleen autonomie, maar vooral ook meer kennis. Om ervoor te zorgen dat het team daadwerkelijk continu verbetert en zelf verantwoordelijkheid neemt voor deze verbetering, moet het actief bezig zijn met zijn eigen verandering. Of dit nu op een onderzeeboot is of in een organisatie veilig aan de wal. Als je dit niet doet, zullen elke verandering of verbetering extern moeten worden aangedragen, door het management, een project of een leverancier. Dat is vermoeiend en kostbaar.

Vijf aandachtspunten voor een veranderingscultuur rondom digitalisering

Maar waar moet je beginnen met deze cultuur- en gedragsverandering? Begin met de volgende vijf aandachtspunten in je organisatie en je zult snel verbetering ervaren!

1. Promoot autonomie op teamniveau. Wanneer het team zelf autonoom veranderingen kan doorvoeren, zullen ze meer verantwoordelijkheid voelen voor het maken van verbeteringen. Help ze om zelf doelstellingen te formuleren en voortdurend te kijken naar verbeteringsstappen.
2. Werk actief aan kennisontwikkeling tijdens en na de implementatie. Zorg ervoor dat je werkt aan het ontwikkelen van het kennisniveau, niet alleen op het gebied van de techniek van het platform, maar ook op het actief bezig zijn met verbeteringen. Als het team dit eigen maakt, kunnen ze verantwoordelijkheid nemen voor het vinden van verbeteringsvoorstellen. Dit vereist dat ze zelfstandig nadenken over hoe het beter kan en kennis vergaren over de mogelijkheden.
3. Plan regelmatig tijd in voor verbeteringen. Na de implementatie is een organisatie vaak moe van verbeteringen. Zorg ervoor dat je een vast ritme ontwikkelt voor het vinden, ontwerpen en implementeren van verbeteringen. Dit zorgt ervoor dat je platform up-to-date blijft en dat je steeds nieuwe potentie ontdekt.
4. Verander stap voor stap. Hoewel een grote software-implementatie vaak lang duurt, is het daarna belangrijk om snel kleine veranderingen te blijven doorvoeren. Dit helpt de organisatie om snel impact te voelen en het gevoel te hebben dat ze hier zelf verantwoordelijkheid voor hebben. Maak de stappen klein, zodat het gemakkelijker aanvoelt, en stuur hier actief op aan.
5. Maak verbeteringen meetbaar en zichtbaar. In de drukte van het dagelijks werk is het vaak moeilijk om verbeteringen te voelen en te realiseren hoe iets is verbeterd. Maak daarom elke verbetering meetbaar, hoe klein ook. Dit helpt bij het vergroten van het draagvlak, het vieren van successen en het ervaren van vooruitgang. Werk tegelijkertijd aan het zichtbaar maken van de verbeteringen. Deel ze zo breed mogelijk!

Elke dag 1% beter.

Alle veranderingen die voortkomen uit deze aandachtspunten hebben hun oorsprong op gedragsniveau. Dit kan niet worden opgevangen met een proces, instructie of afspraak. Stuur hier actief op aan, maar geef het tijd. Dit zal de cultuur in het bedrijf veranderen op een manier die veel verder reikt dan alleen de impact die de software levert. Maar gedragsverandering kost tijd. Het zal maanden duren voordat mensen zelf actief merken dat er enorme stappen zijn gezet.

Benieuwd hoe je dit kunt implementeren in jouw organisatie? Mark Your Progress helpt je hierbij!