Hoe haal je de mening van een groep naar boven zonder ellenlang te overleggen? “We houden niet van lang overleggen maar pakken liever door.” Deze uitspraak hoor je vaak, maar doorleven we dit ook werkelijk? Bij een klant hebben we recent hier samen mee geëxperimenteerd en de groep geleerd hoe je ook anders met vergaderingen om kan gaan. Dit allemaal met als doel: snel en doelmatig feedback ontvangen waar het team verder mee kan. Dit kan door het combineren van best practices uit de Liberating Structures (link) en Design sprints. In dit blog leggen we uit hoe we de “1-2-4-all” combineren met dot voting. Hiermee wisten we in een 40 minuten de gedachten van de groep zichtbaar te maken en een indruk te krijgen van de gezamenlijke mening. Mark Your Progress helpt zonder poespas snel tot de kern te komen.

Is meer overleg nuttig?

We komen het vaak tegen: we hebben enorm veel afspraken in de agenda, maar als we dan ons afvragen wat we nu opgeleverd hebben blijft het stil. We hebben een enorme neiging om te communiceren maar of dit nu werkelijk iets oplevert? James Clear noemt dit in zijn boek Elementaire Gewoontes het verschil tussen ‘Motion’ en ‘Action’. Motion is in beweging zijn, maar het leid niet direct tot vooruitgang. Actie is het daadwerkelijk doen en draagt direct bij richting je doel. Wanneer is overleg action, en wanneer is het motion? We maken ons er vaak heel erg druk mee.

In dit team ervaarde we erg veel lange overleggen, waar het team klaar mee was. Maar tegelijkertijd wilde iedereen uit het team wel zijn mening kwijt, en moet het team gehoord worden. In dit geval was het doel om de PO en team lead in staat te stellen om de feedback van het team mee te nemen zodat de organisatie betere prioriteiten kan stellen.

De uitdaging

Wat nu als je erg veel aanvragen hebt, platformen hebt te bouwen en je organisatie in ontwikkeling is: wat ga je eerst doen? Voor deze vraag stond dit team zich gesteld. We kunnen dit aan onze stakeholders vragen, maar wat vindt de groep zelf? Deze groep bleef het moeilijk vinden hierin concreet te worden. Met een groepsgrootte van 20-25 man werd een vrije discussie van een uur niet productief. Een veelvoud aan meningen kwam voorbij. Slechts een paar mensen spraken, en de team lead was hierna niet wijzer geworden. Ook voelde dit team enorme tijdsdruk, dus meer tijd besteden om hier gedegen over na te denken voelde dit team niet als mogelijk. We moeten immers leveren! In de wekelijkse team meeting van een uur hebben we daarom 40 minuten uit de meeting gehaald, en zijn we in gesprek gegaan over dit onderwerp. Nu wilden we dit anders doen!

Het doel was allereerst om zichtbaar te maken wat er leeft binnen de groep. Iedereen moest de kans krijgen, op afstand of in de ruimte om zijn mening te delen. Tijdens dit gesprek was het doel om het team snel maar doelmatig een besluit te laten nemen. Het nut van langer erover praten was er mogelijk niet.

1-2-4 met Dot voting

Een 1-2-4 met een mix van remote en in persoon

In deze situatie deelde we de groep van 20 man in drie groepen van 4 in de zaal. Dit was zeer arbitrair: het maakt niet uit wie bij wie in de groep zit. Puur op basis van hoe ze al zaten werd de groep ingedeeld. Ook op afstand deden acht mensen mee: deze werden in twee break out rooms ingedeeld. Als facilitator is dit niet ideaal, hoe betrek je ze terwijl je de hele groep leidt.

Na het indelen van de groepen gaven we de groep een simpele opdracht: Wat moet in jouw optiek de 3 top prioriteiten zijn in de komende 3 maanden. Hier voegde we een belangrijk principe toe uit design sprints: “together but alone”. Iedereen moest eerst in zijn eentje het antwoord op deze vraag opschrijven en kreeg hier 4 minuten voor alleen. De stilte was voor de hele groep wennen. Sommigen begonnen gelijk te praten. Het effect was echter dat zelfs de stilste in de groep de kans kregen om hun mening te laten horen.

Hierna kregen ze hier 4 minuten voor om dit met zijn tweeën te delen en tot een gezamenlijke lijst te komen. Hier konden zelfs degene in de groep die zich normaal niet gehoord voelden, hun mening uiten. Samen kwamen ze tot een inzicht, en een gezamenlijke lijst.

De laatste vier minuten brachten de twee koppels dit bij elkaar. Omdat er steeds slechts overdracht is tussen 2 meningen, is het weer mogelijk dit in vier minuten te bespreken. Ook hier moesten ze tot een gezamelijke lijst komen.

Het stemmen met stippen

Hierna brachten we dit als groep bij elkaar: alle meningen van de groepen. Omdat dit vier groepen waren, namen we hier 15 minuten voor. Elke groep bracht zijn prioriteiten naar het bord, wat tot een lijst van elke groep leidde. De korte uitleg hielp de team lead en de groep om te begrijpen wat iets betekende maar ook om de volgorde te begrijpen.

We hebben nu een lijst van ideeën, maar nog geen lijst van prioriteiten. Daarom kreeg iedereen in de ruimte 3 rode stippen die ze mochten plakken op zaken die volgens hen prioriteit moesten krijgen. Is iets heel belangrijk? Plak ze maar alle drie. Vijf minuten is alles wat dit nodig heeft. Hierna hebben we duidelijkheid wat de groep na het bespreken van alle opties, de belangrijkste prioriteiten vindt.

Reflectie op de oefening

De hele oefening heeft hiermee 32 minuten geduurd. We namen hierna 8 minuten om de team lead de resultaten te laten bespreken. Voor velen in de groep, ook de team lead, was dit een ervaring die moeilijk voelde. Veel in de groep ervaarde dit als een manier die hen het gevoel gaf dat het niet diep genoeg besproken was. De meesten gaven echter ook aan dat het resultaat waarschijnlijk niet anders was geweest als dit langer besproken was. Het voelde voor velen gejaagd, een gevoel het niet af kunnen maken. Maar het resultaat was in slechts 40 minuten gehaald!

Hoe vaker deze vormen en oefeningen gedaan worden, hoe meer een team hieraan went. Deze andere vormen van overleg kan een team meer in een mindset brengen die hen naar resultaat brengt. Benieuwd naar eenzelfde ervaring? Mark Your Progress begeleid teams in het behalen van doelen, en het komen in een flow. Via workshops, team coaching en/of individuele coaching brengen we teams verder. Geïnteresseerd? Plan gelijk een kort gesprek in om kennis te maken.