Het kiezen van een doel

In het vorige blog legde we uit dat je door je medewerkers te motiveren andere skills te leren, je jouw bedrijf klaar kan maken om continu te zoeken naar verdere optimalisatie mogelijkheden. Hiermee train je het gehele bedrijf om continu te verbeteren en van onderuit te ontwikkelen. Digitale transformatie is in feite het optimaliseren van processen met digitale tools. Je wil dat er zoveel mogelijk input komt om op een backlog van verbetering te zetten. Het zijn niet meer de cursussen die gaan over een specifieke software oplossing, maar de vaardigheden om anders naar je werk te kijken die het verschil maken. Maar hoe vertaal je deze nog redelijk vage begrippen naar een realiteit waar de medewerker elke dag iets mee kan? Daar gaan we dit blog op in.

Laat ik allereerst beginnen met de noodzaak tot maatwerk. Dit is niet zomaar toe te passen op elke rol, en zeker niet voor iedereen. Dit is volledig afhankelijk van de potentie en huidige skills van de medewerker. Wil je de persoonlijke ontwikkeling in digitalisering echt ontwikkelen, dan zal dit persoonlijke afgestemd moeten worden.

In het eerdere blog beschreven we al de skills die nodig waren in deze nieuwe wereld. Een aantal nuttige skills die we hierin benoemde waren:

• het identificeren van de stappen in je werk
• identificeer van de gelijke stappen in verschillende processen
• identificeer de informatie benodigd in verschillende stappen en waar die informatie vandaan komt
• Vind de oorzaak van data inconsistenties en doe suggesties voor verbeteringen

Maar hoe kom je van een aantal onderwerpen naar concrete vooruitgang? Hoe zorg je dat het doel tastbaar is en echt iets bijdraagt aan de ontwikkeling van de medewerker?

Van droom naar concrete doelstelling

Hierin helpt het om een duidelijk stappenplan te hebben. Het onderstaande stappenplan heb ik in verschillende organisaties toegepast zien worden, in verschillende vormen. Het motiveert, en leid er vaak toe dat het niet een plan per jaar wordt, maar een voor elke paar maanden. Dit gaat niet in een keer perfect, maar is wel gemakkelijk mee te starten.

Stap 1: Begin bij de toekomst

Om te beginnen is het zaak uit te zoeken waar de ambitie ligt. Begin met dromen! Laat de realiteit van het nu los, en ga denk aan de ideale situatie. Is het doel om digitaal vaardig te blijven? Vind in die droom ambitie de noodzaak hiertoe.

Stap 2: Wat is anders aan mij in die droom?

Stel je hebt de droom voor je, wat is er dan anders aan jezelf op dat moment? Let erop dat je niet de zaken benoemd die over de context gaan. Als je iemand begeleid is het de uitdaging het over de medewerker zelf te laten gaan.

Stap 3: Kies het onderwerp

Vanuit alle onderwerpen die je zou willen verbeteren of aan wilt werken, is mijn advies te beginnen met hetgeen het snelste impact heeft. DIt heeft namelijk het snelste resultaat en motiveert verder te gaan.

Stap 4: Hoe meet je succes?

Maar hoe weet je nu dat je succesvol bent? Wanneer merk of meet ik dat ik succesvol bent. Soms werkt het om dit erg meetbaar te maken, soms werkt het beter om dit juist verhalend te houden. Laat dit je vooral niet tegen houden, maar leg het wel vast.

Stap 5: Een Smart doel

Welke doelstellingen moet ik halen om dit resultaat te behalen? Definieer deze tussendoelstellingen en zorg dat deze SMART doelstellingen binnen een maand gehaald kunnen worden (per stuk). Dit blijft motiveren. Daarom moeten deze doelen ook inspireren, motiveren en moet je voelen dat je succes hebt!

Voorbeeld 1: versturen van facturen

Laten we starten met het voorbeeld van een medewerker die werkt op een afdeling die zich bezighoud met facturatie. Nog steeds is dit in sommige organisaties een sterk handmatig proces. Als een medewerker op deze afdeling dit wil omdraaien en requirements wil kunnen delen met een IT afdeling, dan zal de medewerker dit moeten leren communiceren. Laten we daarom het eerste voorbeeld nemen: het identificeren van de stappen in je werk. Veel medewerkers hebben taak-gedreven hun werk uitgelegd gekregen, maar zullen om dit te kunnen leren anders naar hun werk moeten kijken. De eerste stap is dan vaak om te kijken naar tooling. In dit geval kunnen we dit opdelen in een aantal lessen. Het resultaat gebied is proces denken in dit geval. We meten het succes hiervan af wanneer de medewerker proces stappen communiceerbaar kan delen van verschillende processen. Dit is de resultaat maatstaf, is de medewerker beter hiertoe in staat, dan is het gehaald. Dit is concreet, haalbaar en tegelijkertijd meetbaar of merkbaar. De volgende stap is om SMART doelstellingen te maken die aan dit doel bijdragen. Dit kan varieren van het lezen van een boek over BPMN (proces notatie) tot een cursus hierin als start, maar het werkt het beste als er ook concrete oefening in zit. Begin met het uittekenen van het eerste proces hierin. Een concrete doelstelling kan daarom zijn: het facturatie proces is per 1 juni 2023 uitgetekend en is door een collega herkend en gereviewed. Een stap hierna kan zijn om ook de werkinstructie te schrijven. Zorg dat deze stappen klein genoeg zijn om progressie te voelen, maar zorg ook dat het raakt aan zowel de resultaat maatstaf als het resultaat gebied.

Voorbeeld 2: Controle stappen in processen

Het verhogen van bijvoorbeeld data kwaliteit is cruciaal om verder te kunnen automatiseren, visualiseren of anderzijds data gedreven beslissingen te nemen. Maar in de invoer gaat dit vaak al fout. Hoe zorg je nu dat de medewerkers gedrag aanpassen om niet alleen de juiste data in te voeren, maar bij fouten de oorzaak te vinden? Hier eigenaarschap van te nemen? Zoek hier in het gesprek met je medewerker naar. Dit kan gaan om aspecten als eigenaarschap, proactiviteit of juist een bereidheid naar de oorzaak te zoeken. Als we eigenaarschap nemen, kan dit vaak een moeilijke zijn. We weten het gebrek wel te benoemen, maar hoe leer je dit wel te gaan nemen? Hier werkt het soms om dit actief als resultaat gebied te benoemen, en te focussen op hoe je de progressie merkt. Dit kan zijn dat de medewerker 3 keer proactief een probleem gemeld heeft. De volgende doelstelling hierna kan zijn dat de medewerker zelf het probleem opgelost heeft. Als laatste kan het zelfs zijn dat de medewerker door anderen gezien wordt als proactief. Deze laatste betreft ook een noodzaak om zichtbaarder te worden, actief feedback te vragen en hier verder in te gaan. Door de doelen klein te maken, haalbaar te maken en tegelijkertijd aantoonbaar te maken, ervaar je snel succes en is er iets te vieren. Dit bevordert een gedragsverandering. Maar zorg dat je dit drie maanden blijft doen, dan kan het daadwerkelijk beklijven.

Tastbaar en persoonlijk

Bovenstaande aanpak is volledig gefocust op het persoonlijk maken en tastbaar maken van vooruitgang. Werk hierin altijd vanuit de persoonlijke wens en ambitie van de medewerker, die je hebt tastbaar te maken. Hiermee ervaar je eerder succes, en is de vooruitgang aantoonbaar. Dit helpt in het verder motiveren en het ook kunnen belonen van deze vooruitgang.

Geïnteresseerd hoe dit in jouw organisatie kan werken of behoefte aan coaching? Neem contact op! Mark Your Progress helpt graag!