Productief conflict

In veel organisaties hebben teams geleerd om heel comfortabel te discussiëren over technologie gerelateerde onderwerpen, maar het bespreken van wat we van de ander denken is uitdagend. In de piramide van Lencioni is dit onderdeel van het kunnen hebben van productieve conflicten, wat mogelijk is na een bepaald niveau van vertrouwen. In staat zijn om op een productieve manier conflicten te hebben , is uitdagend. Echter, zonder productieve conflicten zal een team niet in staat zijn om te leren en te verbeteren. Agile scrum (en vele andere praktijken) schrijven een retrospective voor als een ideaal moment om een leergewoonte in een team te creëren. Veel retrospective structuren proberen de groep feedback te laten geven die vervolgens openlijk wordt besproken. Het implementeren van deze praktijk zonder een structuur van vertrouwen en productieve conflicten is echter moeilijk. Gewoon beginnen helpt vaak, maar soms stagneert de vooruitgang. Maar waar te beginnen dit op te lossen? Het houden van een retro maar het team dit laten uitvoeren vanuit het perspectief van de ander kan helpen.

Teams die kunnen profiteren van deze oefening

Bij het implementeren van agile praktijken en een leercultuur in een organisatie, kwamen we onlangs een uitdaging tegen binnen een team dat vaak verklaarde goed samen te werken maar zich niet ontwikkelde. Dit is een nieuwgevormd team in een bestaande organisatie, maar waar mensen niet eerder als teams werkten. Aangezien ze met technologie werken, is het technologie waar ze zich comfortabel bij voelen om te bespreken. Rationele discussies over inhoud hebben ze de hele dag. Na 10 sprints op basis van Agile scrum was het duidelijk: elke retro hadden we rationele discussies welke vooral gingen over wat er buiten het team gebeurde of wat technisch fout ging. Maar het bespreken van wat we dachten van het gedrag van de ander, het bespreken van waarden of zelfs de manier waarop we communiceren lag vaak veel gevoeliger. “We vonden elkaar toch aardig?” Er werd geen noodzaak gevoeld om die onderwerpen te bespreken. Integendeel, we ontdekten na 10 sprints dat er veel ongezegd was, en mensen compenseerden elkaar zonder dit te bespreken. Een andere uitdaging hier is dat dit een groep is die overwegend introvert is. Ze absorberen, verwerken en voelen dat ze dit zelf moeten aanpakken. Combineer dit met een voorkeur voor het rationele, logische argument (’thinking’ voorkeur), en we hebben een groep die zich comfortabel voelt bij het gewoon voortzetten van de manier waarop we altijd hebben gedaan. Deze teams hebben zeker voordeel aan deze oefening. Elk team echter dat nog in een normerende fase zit zal profijt hebben van deze oefening. Het helpt namelijk om het perspectief van de ander te leren begrijpen en je daar op aan te passen.

De oefening: rollen wisselen

Dit team was nu comfortabel met verschillende retroformaten en had al 10 tweewekelijkse retro’s gedaan. Door beperkte vooruitgang als team, kozen we nu een redelijk standaard retro maar in een ander jasje. We kozen de Good/Bad/Ugly retro (zie een Good/Bad/Ugly voorbeeld), maar elk eenvoudiger retroformaat zou werken.

Stap 1: Deze stap is getimed op 10 minuten. Het gebruik van de Time Timer werkt hier geweldig voor, omdat de groep goed inzicht heeft in de benodigde tijd. Mensen schrijven hun punten voor deze retro op post-its. We deden dit samen/alleen: we zijn samen maar schrijven dit in stilte op. Dit stelt iedereen in staat om de tijd te nemen om na te denken, dingen op te schrijven en dan samen te analyseren. De aanwijzing voor deze eerste stap is echter anders dan normaal: schrijf het op alsof je de persoon links van je bent. Dit betekent: schrijf het op namens hen, alsof de ander het heeft geschreven. Schrijf de initialen erbij van de persoon die het opschrijft, en voor wie ze het hebben geschreven.

Stap 2: Nu iedereen zijn suggesties heeft opgeschreven, plaatsen we het in de juiste kolommen op het bord. De persoon die het voor de ander heeft geschreven, legt uit waarom hij dacht dat dit de ervaring van de ander was.

Stap 3: Controleer of de ander dit bevestigt. Stuur ze aan op een interactie over de waargenomen ervaring tijdens deze sprint. Klopt het wat we van de ander dachten?

Stap 4: Als het gaat om verbeterpunten van deze sprint, zet deze oefening mensen aan om pijnpunten te beschrijven die anderen hebben ervaren. Vraag in deze vierde stap de persoon om de persoon voor wie ze dit item hebben geschreven te adviseren. Laat daarna de groep deelnemen, en maak er een groepsdoel van. Dit vereist een zorgvuldige rol als facilitator.

Stap 5: Review met de groep wat ze ervaren hebben en hoe dit de retrospective anders maakte.

Impact van deze oefening

Het effect van deze andere aanpak werd duidelijk gevoeld. De groep voelde zich veilig genoeg om meer te uiten over aannames van de ander. Vaak werd dit genuanceerd of bevestigde dat de ander de strijd zag die iemand anders doormaakte. Dit creëerde meer begrip voor elkaar. De groep bevestigde uiteindelijk onmiddellijk het effect dat dit had gehad. Het had veel uitdagingen aan het licht gebracht waar ze zich eerder ongemakkelijk bij voelden om te bespreken. Ze ontdekten dat ze veel voorgevoelens hadden over elkaar die ze niet bevestigden.

Wat we hebben geleerd van deze oefening is het belang van empathie binnen een groep. Er wordt veel aangenomen maar vaak slecht begrepen over de ander. Door deze oefening te doen in een psychologisch veilige omgeving, nam de groep stappen op de niveaus van vertrouwen en productieve conflicten. Vooral een groep van meer introverte mensen die rationeel georiënteerd zijn, voelen zich vaak onzekerder over het bespreken van gevoelens met anderen.

Ontwikkelen van vertrouwen en productieve conflicten

Deze oefening toont de noodzaak binnen een team om elkaar goed te begrijpen en in staat te zijn om productieve conflicten te hebben. Alleen als dit aanwezig is, kan een team leren en verbeteren. Door een ander soort retrospectief te doen, kan een team oefenen in het veilig zoeken van conflicten. Een andere oefening die daarnaast kan worden gedaan is een MBTI-groepsoefening waarbij elkaars persoonlijkheidsvoorkeuren worden onderzocht. Door de groepsdynamiek te begrijpen met behulp van MBTI, kan een groep hun communicatie en manier van besluitvorming verbeteren. Beide onderwerpen dragen bij aan een niveau van vertrouwen en productieve conflicten, waardoor een groep zijn prestaties verder kan ontwikkelen. Geïnteresseerd? Lees meer over de nieuwe MBTI assessments of neem contact op met Mark Your Progress!